Agency Support

Gambaran Jabatan :

Agency Support adalah posisi kepemimpinan kunci yang bertanggung jawab mengawasi operasi keagenan pelayaran, termasuk pengelolaan beberapa cabang, memastikan profitabilitas, dan menangani Estimate Port Disbursement Account (EPDA) secara efektif.

Peran ini memadukan keahlian operasional, manajemen keuangan, dan keterampilan kepemimpinan untuk memastikan keagenan berjalan efisien, patuh terhadap regulasi yang berlaku, serta mencapai target finansial.

Agency Support akan memastikan kinerja optimal dengan mengelola keuangan keagenan, mengawasi pencairan biaya terkait pelabuhan, dan mendorong pertumbuhan di berbagai lokasi.

Individu ini juga memimpin tim, membina hubungan dengan klien, dan menjaga reputasi keagenan atas keunggulan penyampaian layanan.

Tanggung Jawab Utama:

1. Pengawasan Operasional:

• • Mengelola operasi sehari-hari keagenan pelayaran di beberapa cabang, memastikan penyampaian layanan yang tepat waktu dan efisien.
  • Mengawasi dan berkoordinasi dengan manajer cabang untuk merampingkan alur kerja, menyelesaikan masalah operasional, dan meningkatkan kualitas layanan secara keseluruhan.
  • Mengawasi koordinasi pengiriman serta memastikan kepatuhan terhadap jadwal pelayaran, regulasi, dan kepuasan pelanggan.

2. Manajemen Keuangan dan EPDA:

• • Mengawasi pengelolaan dan rekonsiliasi Estimate Port Disbursement Account (EPDA), memastikan estimasi, pencairan, dan pembayaran biaya terkait pelabuhan (mis. biaya pelabuhan, terminal handling charge, dan biaya terkait lainnya) yang akurat dan tepat waktu.
  • Memastikan EPDA dikelola secara efektif untuk menghindari selisih dan menjaga transparansi pencairan.
  • Secara berkala meninjau dan memperbarui estimasi EPDA agar selaras dengan kondisi pasar terkini dan biaya pelabuhan aktual.
  • Menyusun, menerapkan, dan memantau strategi finansial untuk memaksimalkan profitabilitas sembari menekan biaya operasional.

3. Profitabilitas dan Kinerja Finansial:

• • Memimpin penyusunan anggaran, perkiraan (forecast), dan laporan kinerja finansial untuk menilai kesehatan keuangan keagenan.
  • Mengidentifikasi area penghematan biaya, perbaikan proses, dan pertumbuhan pendapatan sembari menjaga standar layanan yang tinggi.
  • Memastikan keagenan mencapai target laba, mengelola arus kas, risiko kredit, dan pengeluaran operasional secara proaktif.

4. Kepemimpinan dan Pengembangan Tim:

• • Memimpin dan membimbing manajer cabang serta tim operasional, memastikan komunikasi, kolaborasi, dan keunggulan kinerja yang jelas.
  • Melakukan evaluasi kinerja staf secara berkala, memberikan pelatihan, dan menerapkan strategi pengembangan profesional.
  • Membangun budaya kerja positif yang berfokus pada kerja sama tim, akuntabilitas, dan efisiensi operasional.

5. Hubungan Klien dan Pemangku Kepentingan:

• • Membangun dan memelihara hubungan yang kuat dengan klien, vendor, otoritas pelabuhan, dan pemangku kepentingan lainnya, memastikan komunikasi dan penyampaian layanan yang efektif.
  • Menangani keluhan atau kekhawatiran pelanggan terkait operasi pelayaran dan berupaya menyelesaikannya dengan cepat.
  • Menjadi titik kontak utama bagi klien penting, memastikan kebutuhan mereka terpenuhi dan ekspektasi terlampaui.

6. Kepatuhan Regulasi dan Manajemen Risiko:

• • Memastikan kepatuhan terhadap regulasi lokal, nasional, dan internasional terkait pelayaran, impor/ekspor, dan operasi pelabuhan.
  • Memantau perubahan regulasi dan tren industri, memastikan keagenan beradaptasi untuk menjaga kepatuhan dan memitigasi potensi risiko.

7. Perencanaan Strategis dan Pertumbuhan:

• • Berkontribusi pada penyusunan strategi bisnis jangka panjang yang bertujuan memperluas pangsa pasar keagenan, meningkatkan efisiensi operasional, dan menyempurnakan penawaran layanan.
  • Mengidentifikasi peluang bisnis baru, potensi kemitraan, dan cara memperluas kehadiran keagenan di pasar yang ada maupun baru.

Kualifikasi:

1. Pendidikan:

• • Gelar Sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Logistik, Manajemen Pelayaran, atau bidang terkait (gelar Magister menjadi nilai tambah).

2. Pengalaman:

• • Pengalaman minimal 8 tahun di industri pelayaran, dengan setidaknya 3 tahun pada peran manajemen senior atau kepemimpinan.
  • Pengalaman mendalam dalam mengelola Estimate Port Disbursement Account (EPDA), termasuk proses estimasi, pencairan, dan rekonsiliasi.
  • Kemampuan yang teruji dalam mengawasi operasi multi-lokasi dan mengelola aspek finansial operasi keagenan pelayaran.
  • Pengalaman yang teruji dalam manajemen P&L, pengendalian biaya, dan penerapan strategi peningkatan pendapatan.

3. Keterampilan dan Kompetensi:

• • Keterampilan finansial dan akuntansi yang kuat, khususnya terkait biaya pelabuhan, biaya pelayaran, dan pengelolaan EPDA.
  • Keterampilan kepemimpinan dan interpersonal yang sangat baik, dengan kemampuan mengelola tim, membangun hubungan, dan memengaruhi pemangku kepentingan di semua tingkatan.
  • Pengetahuan yang kuat tentang operasi pelayaran, regulasi pelabuhan, dan praktik terbaik EPDA.
  • Mahir menggunakan Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) dan perangkat lunak manajemen pelayaran/keuangan (mis. sistem TMS, ERP).
  • Keterampilan analitis dan pemecahan masalah yang kuat dengan kemampuan menilai kinerja operasional dan menerapkan perbaikan.
  • Keterampilan komunikasi dan negosiasi yang sangat baik.

4. Atribut Pribadi:

• • Teliti dan mampu mengelola informasi finansial serta operasional yang kompleks.
  • Pemikir strategis dengan kemampuan menyelaraskan aktivitas operasional dengan tujuan bisnis yang lebih luas.
  • Sangat terorganisir, bermotivasi tinggi, dan mampu bekerja di bawah tekanan untuk memenuhi tenggat waktu.
  • Tingkat integritas, profesionalisme, dan komitmen yang tinggi terhadap praktik beretika.

Kondisi Kerja:

• Posisi penuh waktu dengan perjalanan antarcabang yang diperlukan sesekali.
• Fleksibilitas untuk bekerja di luar jam kerja reguler sesuai kebutuhan guna menyelesaikan permasalahan operasional atau finansial yang mendesak.